虽然数字化日渐普及，但许多资料仍以纸质形式存在，长期累积数量可观。华盛顿邮报4月19日报导，整理混乱的大批资料时，切记十种文件与证明必须妥善保管，避免遗失或损坏，否则申请补发恐怕相当困难。
十种必须永久保存的证件包括：
- 出生证明与领养文件
- 死亡证明
- 结婚证书与离婚证明
- 社会安全卡(Social Security card)：有些时候需要出示纸质证件。
- 退役证明等军方纪录：荣誉退役可享受丧葬福利。
- 贷款还清证明(loan payoff statement)：贷款被转售给其他金融机构时，持有资料可以避免纠纷。
- 年底薪资单(year-end pay stubs)：若万一公司倒闭，日后有需要时必须取得薪资纪录，恐怕申请无门。
- 先前工作的退休金或退休俸纪录
- 房地产文件
- 丧礼纪录：礼仪公司代发的网络讣文通常较为简略，保留原版纪录可协助遗产规划。
视实际情况必须保留的资料则包括：
- 保留原版贷款文件，直到贷款全数还清为止。
- 汽车所有权状 (vehicle title)
- 大笔金额消费收据：电视、电脑等较高金额消费，收据应该保存，以防万一因为火灾或窃盗而需要申请保险理赔。为求慎重可以保留原始收据，并且将收据扫瞄或拍照存档。
- 居家维修开销单据
- 投资单据
保存三至七年即可的资料：
- 报税资料：美国国税局(IRS)发言人说，税表通常保留三年，若有债务或证券亏损则保留七年；不过，将来申请社安金时如果需要厘清收入状况，长年保留的报税纪录就能派上用场。
- 医疗帐单
保存一年即可的资料：
- 信用卡月结单(credit card statements)
不必保存到一年的资料：
- 自动提款机(ATM)收据、零售商店收据：一旦收到月结单(statements)之后，这些收据就可以销毁。
来源：https://www.washingtonpost.com/business/2024/financial-documents-shred-keep-scan/